Privacy statement

Wanneer je contact met mij opneemt of bij mij een coachingstraject volgt, deel je persoonsgegevens met mij. Omdat tijdens coaching ook persoonlijke en gevoelige onderwerpen aan bod kunnen komen, vind ik het belangrijk zorgvuldig met deze gegevens om te gaan.

In deze privacyverklaring leg ik uit welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, hoe ik deze gegevens bescherm en welke rechten je hebt. Sonja Roosma perinataal coach is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Welke gegevens ik verwerk, hangt af van het contact dat je met mij hebt. Het kan onder andere gaan om:

• naam en contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer en adres;
• geboortedatum, wanneer dit voor de begeleiding noodzakelijk is;
• gegevens uit een contact- of intakeformulier;
• gegevens over afspraken en gevolgde sessies;
• informatie die je tijdens het coachingstraject deelt en die relevant is voor de begeleiding;
• coachnotities en andere relevante verslaglegging;
• factuur- en betaalgegevens;
• correspondentie per e-mail of via de cliëntomgeving;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het goed en veilig functioneren van de website.

Ik verzamel niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor het doel waarvoor ik ze gebruik.

Binnen mijn praktijk begeleid ik cliënten rondom thema's die te maken kunnen hebben met onder andere kinderwens, vruchtbaarheid, zwangerschap, bevalling, zwangerschapsverlies, ouderschap, lichamelijke en emotionele klachten en ingrijpende ervaringen. Binnen de begeleiding kan ik onder andere gebruikmaken van lichaamsgerichte coaching en EMDR.

Hierdoor kan informatie die je met mij deelt betrekking hebben op je lichamelijke of psychische gezondheid. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom extra zorgvuldig behandeld. Ik leg alleen informatie vast die relevant is voor de begeleiding en beperk de toegang zoveel mogelijk.

Ik kan persoonsgegevens verwerken om contact op te nemen naar aanleiding van een vraag of aanmelding, afspraken te plannen, een coachingsovereenkomst aan te gaan en uit te voeren, je zorgvuldig te begeleiden, relevante informatie vast te leggen, intakeformulieren of opdrachten te gebruiken, met je te communiceren, facturen en betalingen te verwerken, mijn administratie te voeren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen en mijn website en systemen veilig te laten functioneren.

Ik verwerk persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan verwerking noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de coachingsovereenkomst, om op jouw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of vanwege een gerechtvaardigd belang.

Wanneer toestemming vereist is, vraag ik deze aan je. Een gegeven toestemming kun je weer intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerkingen die daarvoor rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Wanneer je via de website contact met mij opneemt, gebruik ik de verstrekte gegevens om je vraag te beantwoorden en, wanneer je dat wilt, een kennismaking of coachingstraject te starten. Deel via het algemene contactformulier bij voorkeur niet meer medische of andere gevoelige informatie dan noodzakelijk is.

Wanneer uit het contact geen coachingstraject voortkomt, bewaar ik deze gegevens niet langer dan nodig is voor de afhandeling van je bericht.

Wanneer je een coachingstraject bij mij volgt, kan ik relevante informatie vastleggen in je cliëntdossier. Ik beperk deze verslaglegging tot informatie die nodig is voor een zorgvuldige begeleiding. Omdat deze informatie gevoelige persoonsgegevens en gezondheidsgegevens kan bevatten, wordt deze passend beveiligd.

Ik deel inhoudelijke informatie uit je dossier niet met anderen zonder jouw toestemming, tenzij ik daartoe wettelijk verplicht ben of er een andere geldige juridische grond bestaat.

Voor mijn praktijk maak ik gebruik van MijnDiAd, een online praktijk- en cliëntsysteem voor coaches en therapeuten. Ik kan MijnDiAd gebruiken voor cliëntgegevens en dossiers, afspraken en de online afsprakenplanner, intakeformulieren, de beveiligde cliëntomgeving, coachnotities, documenten, opdrachten, facturatie en betalingen.

MijnDiAd verwerkt hiervoor persoonsgegevens namens mijn praktijk. Met MijnDiAd zijn afspraken gemaakt over verwerking en bescherming. MijnDiAd is gecertificeerd volgens ISO 27001 en NEN 7510. Waar mogelijk gebruik ik de beveiligde cliëntomgeving voor informatie over je coachingstraject.

Voor facturatie, betalingen en mijn wettelijke administratieplicht verwerk ik de noodzakelijke gegevens. Facturen worden in beginsel opgesteld en beheerd via MijnDiAd. Ik neem zo min mogelijk inhoudelijke informatie over het coachingstraject op een factuur of in mijn financiële administratie. Gegevens uit de fiscale administratie bewaar ik gedurende de wettelijk verplichte termijn.

Ik verkoop persoonsgegevens niet en verstrek deze niet voor commerciële doeleinden. Voor mijn bedrijfsvoering kan ik gebruikmaken van MijnDiAd, mijn.host, financiële of administratieve dienstverleners en IT-dienstverleners. Wanneer een partij namens mij persoonsgegevens verwerkt, maak ik waar nodig afspraken over verwerking en beveiliging.

Inhoudelijke informatie over je coachingstraject deel ik niet met andere zorg- of hulpverleners zonder jouw toestemming, tenzij daarvoor een wettelijke verplichting of andere geldige juridische grond bestaat.

De website en het bijbehorende e-mailadres worden gehost bij mijn.host. Bij het aanbieden en beveiligen daarvan kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adressen, serverlogs, e-mailgegevens en gegevens die via de website worden verzonden. Met mijn.host gelden afspraken over verwerking en beveiliging.

De website gebruikt alleen cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn voor het goed en veilig functioneren en, indien van toepassing, privacyvriendelijke analytische technieken. Op dit moment worden geen tracking- of advertentiecookies gebruikt.

Wanneer later functies worden toegevoegd waarvoor toestemming nodig is, worden deze technieken niet geplaatst voordat toestemming is gegeven. Bij externe onderdelen, zoals een online afsprakenplanner, kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt.

Wanneer je de website bezoekt, kunnen automatisch technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn om de website beschikbaar en veilig te houden, zoals een IP-adres, datum, tijdstip en serverinformatie. Deze informatie kan worden gebruikt voor beveiliging, het oplossen van technische problemen en het voorkomen van misbruik.

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is, tenzij ik wettelijk verplicht ben gegevens langer te bewaren.

• Gegevens van algemene vragen en eerste contactmomenten worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn.
• Cliëntgegevens en coachnotities worden gedurende het coachingstraject bewaard en daarna zolang dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
• Gegevens uit de fiscale administratie worden in beginsel 7 jaar bewaard.
• Technische gegevens en back-ups worden bewaard volgens de noodzakelijke termijnen van de gebruikte systemen.

Wanneer voor mijn cliëntdossiers een specifieke wettelijke bewaartermijn geldt, houd ik mij aan deze termijn.

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Voor gevoelige persoonsgegevens en gezondheidsgegevens gebruik ik waar mogelijk beveiligde systemen die hiervoor geschikt zijn.

Ik kies waar mogelijk voor dienstverleners die persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer gegevens daarbuiten worden verwerkt, gebeurt dit alleen met een geldige juridische grondslag en passende waarborgen zoals vereist door de AVG.

Ik neem geen besluiten over cliënten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben.

Je kunt mij verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens, bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, gegevensoverdracht vragen wanneer dit recht van toepassing is en eerder gegeven toestemming intrekken.

Stuur je verzoek naar coaching@sonjaroosma.nl. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan ik aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Sommige rechten zijn niet absoluut; ik kan bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren.

Heb je vragen of een klacht over de manier waarop ik met je persoonsgegevens omga? Neem dan contact op via coaching@sonjaroosma.nl. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Mijn praktijk en de systemen die ik gebruik kunnen veranderen. Daarom kan ik deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op www.sonjaroosma.nl.